何谓好的活动管理?
谢松发
笔克集团主席
2019.01.17

活动管理得宜,既能提升客户满意度,亦建立品牌良好形象。相反,活动安排稍有不妥,瞬间会广受批评,品牌形象受损。因此活动管理不容许丝毫松懈,需要各方面完美计划。

活动策划者首要做好时间管理。活动前免不了繁琐的待办事项,例如场地勘察、设备测试等。受预算不足、场地爆满等因素所限,活动往往无法尽早排演,因此时间分配成为活动管理其中关键。活动前各工作单位必须开会协调,例如供应商安装视听设备、摊位所需时间,以预留足够时间调整活动,令活动万无一失。 

活动需要整个团队分工、相互支援,安排合适人才到不同岗位,当中策划力、创意力、执行力,缺一不可。即使是现场临时员工,亦需要事先培训。

另外,抓紧可提升客人体验的现场细节,包括清晰交通安排、现场明确指示、安排足够接待员等,有效提升客户体验。

就如早前笔克为中国及德国合资汽车品牌腾势500策划于西藏公路的试驾路线,惊喜路段向参加者带来截然不同的体验。特别场地尤其需要细节配合,例如参加者有机会产生高原反应,以及引发其他健康问题。团队预先确认每位来宾的健康状况,并随行备有医疗用品及便携式氧气,令参加者倍感安心。 

倘若公司资源不足,可交由专业活动管理公司代理。他们于场地及后勤经验丰富,通常拥有在物资、餐饮和娱乐配备方面的相熟供应商,具备更好议价能力。虽然公司需要付一笔代理费,但却能换来更妥当活动安排。

制定详细活动计划固然重要,但现场情况瞬息万变,务必准备应急方案,不要墨守成规,才算得上是天衣无缝的活动管理。

以上内容于2019年1月17日首次载于《头条财经报》财晋荟版面。我们已获得《头条财经报》的许可,于笔克及其附属与相关公司的所有网上及线下传讯平台转载以上内容。

资料来源︰头条财经报财晋荟 (电子报章版(第六页)网页版),2019年1月17日

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