何謂好的活動管理?
謝松發
筆克集團主席
2019.01.17

活動管理得宜,既能提升客戶滿意度,亦建立品牌良好形像。相反,活動安排稍有不妥,瞬間會廣受批評,品牌形像受損。因此活動管理不容許絲毫松懈,需要各方面完美計劃。

活動策劃者首要做好時間管理。活動前免不了繁瑣的待辦事項,例如場地勘察、設備測試等。受預算不足、場地爆滿等因素所限,活動往往無法盡早排演,因此時間分配成為活動管理其中關鍵。活動前各工作單位必須開會協調,例如供應商安裝視聽設備、攤位所需時間,以預留足夠時間調整活動,令活動萬無一失。 

活動需要整個團隊分工、相互支援,安排合適人才到不同崗位,當中策劃力、創意力、執行力,缺一不可。即使是現場臨時員工,亦需要事先培訓。

另外,抓緊可提升客人體驗的現場細節,包括清晰交通安排、現場明確指示、安排足夠接待員等,有效提升客戶體驗。

就如早前筆克為中國及德國合資汽車品牌騰勢500策劃於西藏公路的試駕路線,驚喜路段向參加者帶來截然不同的體驗。特別場地尤其需要細節配合,例如參加者有機會產生高原反應,以及引發其他健康問題。團隊預先確認每位來賓的健康狀況,並隨行備有醫療用品及便攜式氧氣,令參加者倍感安心。 

倘若公司資源不足,可交由專業活動管理公司代理。他們於場地及後勤經驗豐富,通常擁有在物資、餐飲和娛樂配備方面的相熟供應商,具備更好議價能力。雖然公司需要付一筆代理費,但卻能換來更妥當活動安排。

制定詳細活動計劃固然重要,但現場情況瞬息萬變,務必準備應急方案,不要墨守成規,才算得上是天衣無縫的活動管理。

以上內容於2019年1月17日首次載於《頭條財經報》財晉薈版面。我們已獲得《頭條財經報》的許可,於筆克及其附屬與相關公司的所有網上及線下傳訊平台轉載以上內容。

資料來源︰頭條財經報財晉薈 (電子報章版(第六頁)網頁版),2019年1月17日

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